内定辞退の連絡は、場合によってはメールのみで完結できます。
メールであれば送信前に文言をチェックでき、内容や送信日を記録として残せるため、近年はメールで辞退を伝えるケースが増えています。
この記事では、内定辞退メールの構成やポイントを詳しく解説します。そのまま使えるケース別の例文や、企業から返信が来た場合の対応なども紹介しているため、ぜひ参考にしてみてください。
この記事でわかること
監修者からのコメント
内定辞退のメールで大切なのは「早期の連絡」と「誠意ある対応」です。辞退の決断が遅れるほど企業に迷惑がかかりますし、連絡のプレッシャーが大きくなることもあるでしょう。メールの文面に悩みすぎず、感謝とお詫びの気持ちを丁寧に伝えることを意識して、決断したらできるだけ早く送信しましょう。
内定辞退はメールのみでもいい？
内定辞退の連絡は、以前は電話での連絡が主流でしたが、昨今ではメールのみで内定辞退を伝えるケースが増えています。
メールのみで内定辞退を行う場合、電話に比べて企業側の確認にタイムラグが生じる可能性があるため、辞退の意思を固めた時点でできるだけ早く連絡することが重要です。
メールを作成する際は、丁寧かつ感謝の気持ちが伝わるような文面を心がけましょう。
内定辞退をメールで伝えるメリット
メールで内定辞退を伝えることには、学生側・企業側それぞれにメリットがあります。
学生側のメリット
- メールを送信する前に文章の内容をチェックできる
- メールの内容や送信日（内定辞退を伝えた日）を記録として残すことができる
企業側のメリット
- あいた時間に内容を確認し対応できる
- 辞退した趣旨が文面で残るため、後で確認しやすい
事前にチェックした文章で伝えられ、その内容を記録として残せるため、後々トラブルになることも防げます。
電話では不在時の対応が難しい場合がありますが、メールなら受信側はあいた時間に内容を確認できるため、その後の対応もスムーズに進めやすくなるでしょう。
電話のほうがよいケース
電話で連絡をしたほうがよいケースは、次のとおりです。
- 「電話で連絡してほしい」と指示されていた
- 「辞退する」と連絡して数日が経過しても担当者からの返信がない
- 特にお世話になった担当者がいて、直接お礼を伝えたい（リクルーターがついたなど）
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内定辞退はどう伝える？承諾後の注意点と電話・メールの連絡方法
内定辞退を決めたら、早めに企業に連絡を入れましょう。この記事では、内定辞退の考え方や連絡方法などをわかりやすく解説します。注意点や伝え方のポイント、ケース別の例文なども紹介していますので、参考にしてみてください。
内定辞退は、メール・電話どちらの場合も「なぜ辞退するのか」の説明を準備しておくことが重要です。理由を聞かれた際に答えられないと、1回の連絡で辞退しづらくなります。辞退の意思が固まっているなら、簡潔な理由を事前に整理してから連絡しましょう。
内定辞退メールの書き方・構成
内定辞退のメールを作成する際に意識したい構成とポイントは、次のとおりです。
件名で辞退の意思を伝え、本文では「お礼＋辞退の趣旨と理由＋お詫び＋結び」の流れで伝えることがポイントです。それぞれ詳しく見ていきましょう。
1. 件名で辞退の意思を伝える
内定辞退メールでは、「内定辞退のご連絡（氏名）」のように、一目で用件がわかる簡潔な件名を設定しましょう。
採用担当者は日々さまざまなメールを受信しています。そのため、件名がなかったり、わかりにくかったりするとメールが埋もれるかもしれません。件名に「内定辞退」と明記しておくことで、あなたのメールが目に留まりやすくなります。
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メールの書き出しとは？挨拶の基本的な構成と相手別の例文を紹介
ビジネスメールの書き出しは宛名・挨拶・自己紹介で構成されます。相手の立場や関係性に応じた挨拶文のパターンを状況別・相手別に例文で紹介。書き出しに迷わないようチェックしてみましょう。
2. 感謝の気持ちを伝える
本文では、「お世話になっております。◯◯です。」の挨拶のあと、内定をいただいたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。
例文
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
3. 内定辞退の趣旨と理由を簡潔に伝える
続いて、内定辞退の趣旨と理由を述べます。内定辞退を伝えるのは抵抗があるかもしれませんが、曖昧な表現を使うと、迷っていると捉えられる可能性もあるため、はっきり伝えることが重要です。
辞退の理由については、具体的に説明する必要はありません。例えば、「一身上の都合により」「他社の内定を承諾することにしたため」のように、失礼のない範囲で簡潔に伝えましょう。
例文
- 大変申し上げにくいのですが、一身上の都合により内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
- 将来について改めて考えた結果、他社の内定を承諾することにいたしましたので、貴社の内定を辞退させていただきます。
- 大変光栄なお話をいただきながら誠に恐縮ですが、自身の今後を考えた結果、内定辞退をさせていただく結論に至りました。
「大変申し上げにくいのですが」「誠に恐縮ですが」のようなクッション言葉を用いることで、より丁寧な印象になります。
4. 内定辞退に対するお詫びを伝える
内定辞退を伝えたら、辞退することに対するお詫びの言葉を述べましょう。企業側も一定数の内定辞退があることは想定していますが、学生一人ひとりに向き合ってくれているからこそ、きちんとお詫びを伝えることが大切です。
例文
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となり大変申し訳ございません。
選考に携わっていただいた皆さまには心より感謝申し上げます。
内定辞退のお詫びとあわせて選考に関わってくれた方への感謝の言葉も伝えると、より誠意が伝わりやすくなります。
5. メールでの連絡に対するお詫びを伝える
内定辞退の連絡が電話や対面ではなく、メールでの連絡になったことに対するお詫びの言葉も添えましょう。
具体例
- メールでのご連絡となるところを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。
- 本来であれば直接お詫びをすべきところではございますが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
6. 締めの言葉を伝える
最後に締めの言葉として、企業の発展を祈る文言を添えます。
例文
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
最後に誤字脱字がないかをチェックし、問題なければメールを送信しましょう。
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内定辞退に関連するメール例文【テンプレ】
ここでは、内定を辞退する理由別のメールの例文を紹介します。
内定を辞退するからといって、必ずしも明確な理由を伝える必要はありません。伝える場合は簡潔にまとめ、謝罪の言葉を添えて送信しましょう。
例文のパターンは次のとおりです。
他社に入社するため辞退する場合
「他社に入社する」という理由で辞退する際、他社名を具体的に伝える必要はありません。理由は簡潔に伝えるようにしましょう。
他社に入社することが理由で辞退する場合の、メールの例文は次のとおりです。
【件名】内定辞退のご連絡（◯◯大学 青山 葵） ◯◯株式会社 人事部 ◯◯▢▢様 いつもお世話になっております。 ◯◯大学 ✕✕学部 △△学科の青山です。 先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変光栄なお話をいただきながら誠に申し上げにくいのですが、 内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 将来の方向性について改めて考えた結果、他社への入社を決意いたしました。 お忙しいなか、貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、 このような結果となり大変申し訳ございません。 選考に携わっていただいた皆さまには心より感謝申し上げます。 本来であれば直接お詫びするところではございますが、 メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦いただければと存じます。 末筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます。 ----------------------- 青山 葵（あおやま あおい） ◯◯大学 ✕✕学部 △△学科 メールアドレス：aoyama_aoi@xxxx.com 電話番号：000-0000-0000 -----------------------
理由を伏せて辞退する場合（一身上の都合）
他社に入社するため辞退するときなどは、本当の理由を伝えづらい場合もあるでしょう。このようなときは、「一身上の都合」として伝えることも可能です。
理由を伏せてメールを送信するときの例文は、次のとおりです。
【件名】内定辞退のご連絡（◯◯大学 青山 葵） ◯◯株式会社 人事部 ◯◯▢▢様 いつもお世話になっております。 ◯◯大学 ✕✕学部 △△学科の青山です。 先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変光栄なお話をいただきながら誠に申し上げにくいのですが、 一身上の都合により内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 お忙しいなか、貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、 このような結果となり大変申し訳ございません。 選考に携わっていただいた皆さまには心より感謝申し上げます。 本来であれば直接お詫びするところではございますが、 メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦いただければと存じます。 末筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます。 ----------------------- 青山 葵（あおやま あおい） ◯◯大学 ✕✕学部 △△学科 メールアドレス：aoyama_aoi@xxxx.com 電話番号：000-0000-0000 -----------------------
内定承諾後に辞退する場合
内定承諾後は、企業側が新入社員を迎える準備を始めるため、メールよりも電話が優先です。予定採用人数に満たない場合は追加募集を行う必要があるため、企業へ迷惑をかけないよう早めの連絡を心がけましょう。
担当者が不在で電話が繋がらない場合や、どうしても電話ができない事情がある場合に限り、以下の例文を参考にできるだけ早くメールを送りましょう。
【件名】内定辞退のご連絡（◯◯大学 青山 葵） ◯◯株式会社 人事部 ◯◯▢▢様 いつもお世話になっております。 ◯◯大学 ✕✕学部 △△学科の青山です。 先日は内定承諾書を提出させていただいたにもかかわらず、 誠に恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたく、 ご連絡いたしました。 承諾後のご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。 貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、 このような結果となり大変申し訳ございません。 選考に携わっていただいた皆さまには心より感謝申し上げます。 本来であれば直接お詫びするところではございますが、 メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦いただければと存じます。 末筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます。 ----------------------- 青山 葵（あおやま あおい） ◯◯大学 ✕✕学部 △△学科 メールアドレス：aoyama_aoi@xxxx.com 電話番号：000-0000-0000 ----------------------
内定承諾の回答期限を延ばす場合
他社の選考と並行している場合、内定連絡をもらってから回答期限までに「承諾・辞退」を決められない場合があります。
内定承諾の意思が固まっていない段階で回答をすると、内定承諾後に辞退せざるを得ない状況になりかねません。結果的に企業に迷惑をかけることにもなるため、注意が必要です。
「他社の選考が進んでいるため、回答期限を延ばしてほしい」といった内容に加えて、「何日まで待ってほしいのか」を伝えることがポイントです。
【件名】内定に関するご連絡（◯◯大学 青山 葵） ◯◯株式会社 人事部 ◯◯▢▢様 いつもお世話になっております。 ◯◯大学 ✕✕学部 △△学科の青山です。 先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 光栄なお話をいただいたなかで、身勝手なお願いとなり恐縮ですが、 現在他社の選考が進んでおり、そちらの結果を踏まえたうえで 内定承諾を検討させていただきたいと考えております。 大変恐れ入りますが、内定のお返事を◯月◯日まで お待ちいただくことは可能でしょうか。 私の都合でご迷惑をおかけいたしますが、 ご理解いただけますと幸いです。 何卒ご確認のほどよろしくお願いいたします。 ----------------------- 青山 葵（あおやま あおい） ◯◯大学 ✕✕学部 △△学科 メールアドレス：aoyama_aoi@xxxx.com 電話番号：000-0000-0000 -----------------------
辞退理由を聞かれたときの答え方
企業によっては、内定辞退の理由を聞かれるケースもあります。メールで理由を聞かれた場合は返信が必要ですが、必ずしも辞退の理由を詳細に説明する必要はありません。
「3.内定辞退の趣旨と理由を簡潔に伝える」でも紹介したように、答えられる範囲で相手が納得する理由を伝えてみましょう。
次のメールのテンプレートをもとに、［理由を入れる］の部分を、自分の内定辞退の理由に合うものに差し替えてみてください。
【件名】Re:（件名はそのまま使用する） ◯◯株式会社 人事部 ◯◯▢▢様 いつもお世話になっております。 ◯◯大学 ✕✕学部 △△学科の青山です。 お忙しいところご返信くださり誠にありがとうございます。［理由を入れる］
貴重なお時間を割いて面接をしていただいたなかで ご期待に添えない結果となり大変申し訳ございません。 誠に勝手ではございますが、ご理解いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 ----------------------- 青山 葵（あおやま あおい） ◯◯大学 ✕✕学部 △△学科 メールアドレス：aoyama_aoi@xxxx.com 電話番号：000-0000-0000 -----------------------
理由の例は、次のとおりです。
家庭の事情
内定辞退の理由は、その後の家庭の事情により、
就職の時期を改めることにしたためです。
詳細をお伝えできず大変恐縮ではございますが、何卒ご容赦いただけますと幸いです。
（自分の）健康上の理由
内定辞退の理由は、
体調を崩してしまい、入社後に十分なパフォーマンスを
発揮できる状態ではないと判断したためです。
貴社にご迷惑をおかけすることを避けたく、辞退という決断に至りました。
志望業界・職種の変更
内定辞退の理由は、
就職活動を続けるなかで自身のキャリアについて改めて考えた結果、
志望する業界・職種の方向性を変更することにしたためです。
進学・留学の決定
内定辞退の理由は、改めて自身の将来について熟考した結果、
大学院へ進学する決断をしたためです。
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内定辞退メールの返信に対して、返信する必要はある？
内定辞退メールを送信すると企業から「内定辞退の承諾」の返信がありますが、それに対して返信する必要はありません。学生側から返信しなくても、企業から返信が来た時点で内定辞退は成立します。
質問を含む返信であればさらにこちらから返信が必要ですが、そうでなければ返信不要と考えて問題ないでしょう。
内定辞退メールへの返信が来ない！対処法は？
企業に内定辞退のメールを送信したにもかかわらず、数日〜1週間ほどたっても返信が来ない場合、何らかの不具合でメールが届いていなかったり、メールが確認されていなかったりする可能性があります。その場合は、電話またはメールで確認してみましょう。
電話で内定辞退の意思を伝えるときの会話例
電話であれば、確実に内定辞退を伝えられます。電話をする時間帯は、平日の10:00〜16:00などの就業時間内で、出社・退社時間の間際を避けて連絡するのがおすすめです。
電話では、まず学校名や氏名を伝え、「◯日付でメールにてご連絡させていただいたのですが」と始めて、内定を辞退する趣旨を伝えましょう。
電話の会話例
いつもお世話になっております。◯◯大学 ✕✕学部 △△学科の青山と申します。採用担当の◯◯様はいらっしゃいますか。
はい、◯◯です。
お世話になっております。ただいまお時間よろしいでしょうか。
はい、大丈夫ですよ。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。◯日付でメールにてご連絡させていただいたのですが、メールは確認いただけたでしょうか？
まだ確認していませんでした。
大変恐縮ですが、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
そうなんですね。残念ですが、承知しました。
貴重なお時間を割いて面接をしていただいたにもかかわらず、このような結果となり大変申し訳ございません。この度は◯◯様をはじめ、皆さまには大変お世話になりました。それでは、失礼いたします。
担当者が不在の場合は、可能であれば電話先の社員の方に伝言を頼んでみましょう。具体的には「先日〇〇様宛にメールをお送りしているので、ご確認いただけますと幸いです」などと伝えます。
再度メールを送信する
数日待っても返信がない場合は、再度メールを送信するという選択肢もあります。
本文に「先日もお送りしたものを、念のため再度お送りいたします」など、ひと言付け加えて送信します。
内定辞退メールの送信後、電話がかかってきたらどうする？
内定辞退のメールを送信したあと、担当者から電話がかかってくるケースもあるようです。
電話では、内定辞退の詳細な理由を求められたり、新しい条件を提示されて内定辞退の再考をお願いされたりすることが考えられます。その場合も、辞退の意思と自分の考えを冷静に伝えましょう。
内定辞退の理由を電話で伝えるときの例文
企業から電話がかかってきた場合、あらためて口頭で辞退する理由を伝えましょう。理由とともに謝罪の言葉も伝えます。
電話で伝えるときの例文は、次のとおりです。
電話の会話例
◯◯株式会社 人事部の◯◯と申します。先日、内定辞退のメールをいただいた件について、ご連絡いたしました。今、お時間よろしいでしょうか。
はい、青山でございます。お時間いただき、恐れ入ります。この度はご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
差し支えなければ、辞退の理由をお聞かせいただけますか？
はい。他社からも内定をいただいており、今後のキャリアについて熟考した結果、そちらへの入社を決断いたしました。御社には多くのお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となり、誠に申し訳ございません。
そうですか、承知しました。残念ではありますが、青山さんのご決断を尊重いたします。
ありがとうございます。ご理解いただけて大変ありがたく存じます。選考を通じてお世話になりました皆さまによろしくお伝えください。それでは、失礼いたします。
引き止められたときの対応方法
電話で辞退を引き止められた場合でも、内定を辞退するのであれば、マナーを意識して断りましょう。引き止められて断る際に返答を曖昧にすると、かえって企業側に迷惑をかける可能性があります。辞退の意思をその場ではっきりと伝えることが大切です。
電話で伝えるときの例文は、次のとおりです。
電話の会話例
◯◯株式会社 人事部の◯◯と申します。先日、内定辞退のメールをいただきまして、ご連絡いたしました。今、お時間よろしいでしょうか。
はい、青山でございます。この度はご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
ぜひ一度考え直していただけませんか。配属先や条件など、ご希望にあわせて調整できることもありますので。
ありがとうございます。そのようにおっしゃっていただけて大変光栄です。しかし、すでに気持ちが固まっておりますので、今回は辞退させていただきたいと思います。
そうですか……。それでは、ご決断を尊重いたします。
ご理解いただきありがとうございます。貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となり誠に申し訳ございませんでした。それでは、失礼いたします。
よくある質問
内定辞退を伝えるときは、メールのみだと失礼ですか？
辞退のタイミングによってはメールのみで手続きが終わることもありますが、すぐに返事が来ない場合は電話で伝えたほうが、内定を出してくれたことに対する感謝や誠意をより示すことができます。この点を踏まえて、どちらで連絡するかを選びましょう。
新卒の内定辞退メールはいつまでに送ればいいですか？
指定された回答期限にかかわらず、できるだけ早く辞退を伝えましょう。企業側の対応を考えると、内定の連絡から1週間以内に回答することが望ましいです。
内定辞退のメールを送りましたが返信が来ません。どうすればいいですか？
電話で内定辞退を伝えるか、内定辞退の意思を示すメールを再度送信しましょう。
対処法は「内定辞退メールへの返信が来ない！対処法は？」で詳しく解説しています。
内定承諾後に内定を辞退できますか？
内定承諾書の提出により労働契約は成立しますが、民法（第627条第1項）の規定により、労働契約の解除（辞退）はいつでも可能とされています。罰則が科せられることも基本的にはありません。
ただし、入社に向けた準備を進めている企業に大きな迷惑をかけることになるため、辞退の意思が固まったらできるだけ早く誠実に伝える必要があります。
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内定と内々定の違いは？取り消しの可能性、辞退方法を解説【就活】
内定は書類で労働契約を交わした状態であり、内々定は採用を予定している状態のことです。企業は、内々定を通知した学生に対しても一方的な取り消しを行ってはいけないため、内々定が出た時点で基本的には内定を受けることができます。
監修者情報
監修者：遠藤 美穂子さん
新卒で東京三菱銀行（現・三菱UFJ銀行）入行、営業店・本部にて法人営業に携わるほか、新人研修講師、採用面接官も経験。
現在はキャリアコンサルタントとして大学での就活支援、キャリア系講義、社会人向けのビジネスマナーやキャリア開発研修などを行っている。
資格：国家資格キャリアコンサルタント／2級キャリアコンサルティング技能士