内定辞退の方法｜電話・メールでの伝え方や例文、いつまでに連絡すべき？

内定辞退の決心をしたら、必ず企業に連絡が必要です。伝えにくい内容であるため、連絡する手段やどう伝えたらよいか悩むこともあるでしょう。

企業になるべく迷惑をかけずに、学生にとっても円満に就活を終えるためには、早めに伝えることが重要です。

この記事では、内定辞退の方法や伝える時期、理由を聞かれた場合の対処法などを詳しく解説します。内定辞退を伝える際の例文も電話とメールそれぞれ紹介するので、ぜひ参考にしてください。

内定辞退は電話？それともメール？

内定辞退を伝えるにあたって、電話とメールどちらで連絡するか悩む方は少なくありません。伝えにくい内容だからこそ「電話だと怖い」「メールで済ませたい」と思うこともあるでしょう。

メールと電話のどちらを選ぶとよいかの考え方を説明します。内定辞退について連絡しないことは、絶対に避けましょう。

確実かつ早急に要件を伝えられる「電話」が望ましい

内定辞退は、内定いただいたことへの感謝と辞退することに対するお詫びの気持ちを確実かつ早急に伝えるために「電話」が望ましいです。文面だけのメールとは異なり、電話であれば誠意が伝わりやすくなります。

メールの場合、担当者がそのメールを開けるまで趣旨を把握できないうえ、担当者からの返信がなければ、メールを確認していないのではという不安も残ります。

メールのみで伝えても問題ない？

メールのみで伝えても問題はないですが、感謝とお詫びの気持ちをきちんと伝えるには電話が有効です。諸事情によりメールのみで伝える場合は、メールでの連絡となったことに対する謝罪の文を記載しましょう。

メールは電話と違い、文章に残るので辞退を伝えた事実が証明できるというメリットもあります。電話で伝えたあと、メールを送るのもひとつです。

内定辞退はいつまでにするべき？

内定辞退は、遅くても内定式の前までに伝えましょう。

内定式は、企業が内々定を出した学生に対して、正式に内定を通知するために実施する式典のことであり、このタイミングで内定承諾書を提出することが多いです。

内定承諾書を提出すると、書類上でその企業と労働契約を交わしたことになります。10月以降など、内定承諾書後に辞退することは企業に多大な迷惑をかけてしまう可能性が高いため、内定辞退はできる限り内定式の前までには伝えましょう。

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内定辞退を決めた時点で早急に連絡をする

内定辞退を決めたら、1日でも早く連絡することが大切です。

企業側は1人の学生を採用するまでに多くの時間と費用を費やし、内定後は学生たちを新たに迎え入れるための準備を始めています。内定辞退が1人でもいると改めて採用活動を行わなければならない可能性があるので、決まった時点で早めに連絡することが大切です。

学生にとっても、辞退を伝えるタイミングが遅くなるほど言い出しにくくなるかもしれません。企業と学生の双方にとって、内定辞退はできるだけ早めに伝えることが望ましいです。

内定辞退を伝えるときのポイント

内定辞退の連絡では、企業にマイナスな印象を残さないためにも、伝え方の工夫が必要です。ここでは、内定辞退を伝えるときのポイントを紹介します。

• 辞退の意志をはっきり伝える
• お礼を伝える
• 内定辞退の理由は正直に話す
• 就業時間内に連絡する

辞退の意志をはっきり伝える

担当者に連絡した際には、「内定を辞退させていただきます」とはっきり伝えることが重要です。

内定辞退は伝えにくい内容であるため、あいまいな表現で濁したくなるかもしれません。しかし、あいまいな表現で伝えると、企業側から引き止められて辞退が先延ばしになったり、流されて内定を承諾してしまったりすることも考えられます。

辞退の意志を明確に伝えることは、企業側に時間を取らせないためでもあります。内定辞退の決心をしたのであれば、はっきり明確な言葉で伝えましょう。

お礼を伝える

内定辞退の連絡をする際は、辞退する報告だけでなく、これまで選考してくれたことに対するお礼を伝えましょう。

企業は、多くの時間や費用、労力を割いて新卒採用を行っています。貴重な時間を割いて最終選考まで行ってくれたこと、数ある学生のなかから自分を選んで内定を出してくれたことに対して、感謝を伝えることが大切です。

「このような結果となり申し訳ござません」と謝るだけでなく、「貴重な時間を割いて選考していただきありがとうございます」と伝えることで、円満に選考を終えられるでしょう。

内定辞退の理由は正直に話す

内定辞退を伝えた際に、企業から辞退の理由を質問されることがあります。この場合は、正直に理由を伝えましょう。

ただし、内定を受けた企業名など、詳細な内容まで伝える必要はありません。「一身上の都合で」「他社の内定をお受けしたため」「ほかの企業への志望度が高かったため」のような伝え方が望ましいです。

就業時間内に連絡する

内定辞退の連絡は、企業の就業時間内に連絡しましょう。電話でする場合はもちろん、メールの場合も同様です。担当者の忙しさや休み時間も考慮し、始業直後や終業直前、お昼休憩の時間帯も避けたほうが好ましいです。

どうしても時間外の連絡になってしまう際は「夜分のご連絡となり申し訳ございません」のように、お詫びの言葉を添えましょう。

内定辞退の例文

ここでは、内定辞退の例文を電話・メールそれぞれシーン別に解説します。内定辞退の連絡する前には、例文を参考にシミュレーションを行ってみましょう。

電話の場合

電話の場合、採用担当者の連絡先がわかればその番号に連絡します。わからない場合は、企業に電話をかけて担当者に繋いでもらう流れです。

担当者が出た場合と、担当者以外の方が出た場合を想定した例文を紹介します。

担当者が出た場合

担当者が出なかった場合

以下は担当者が電話に出なかった場合の例文です。担当者が不在の場合は、戻り時間を聞いて再度かけ直すか、折り返しの電話をお願いする流れです。

電話に出た方から「伝えておきますよ」などと言われることがあるかもしれませんが、内定辞退の趣旨を伝言することは控え、電話をかけ直す旨を伝えましょう。

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メールの場合

メールで連絡する場合の例を紹介します。

メールで連絡する場合は、件名に「内定辞退のご連絡」と学校名、名前を入れましょう。採用担当者はたくさんのメールを受け取っているため、開封しなくても要件が伝わることがポイントです。

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よくある質問

内定辞退は電話で連絡するほうがいいでしょうか？メールのみでもいいですか？

メールのみでも問題はないですが、誠意が伝わりやすい電話のほうが望ましいです。メールは何らかの原因で送信されないことや、担当者が送られたメールに気づかないなど、相手に内定辞退の連絡が伝わらない可能性があります。電話であれば、確実かつ早急に要件を伝えられます。

内定辞退を伝える際は、どの電話番号にかければいいですか？

採用担当者の電話番号がわかれば確実です。または、これまでに面接日の調整や内定の連絡などで使用していた電話番号に連絡しましょう。わからない場合は、企業に電話をかけて、採用担当者に繋いでもらいます。

内定辞退の手紙は送るべきですか？

電話やメールで伝えていれば、手紙は送らなくても問題ありません。内定承諾後に辞退する場合や、礼儀を重んじるような社風の企業を辞退するのであれば、手紙を送ったほうが印象がよくなる場合もあります。

内定辞退の理由を聞かれたら、どう答えればいいですか？

内定辞退の理由は「一身上の都合」や「志望度の高い企業の内定をもらったため」など、失礼のない範囲で正直に答えましょう。ただし、ほかの企業名を出すほど具体的に答える必要はありません。

電話口で内定辞退を引き止められた場合は、どう対応すればいいですか？

決心をつけて内定辞退を決めているなら、明確に断ることが大切です。あいまいな返答をしてしまうと、辞退が先延ばしになり、余計に言いにくくなってしまうかもしれません。「大変申し訳ございませんが、他社に入社する決断に至りました」のように、はっきりと辞退の意思を伝えましょう。

内定承諾後でも辞退は可能ですか？

民法上では、労働契約の解除はいつでも可能とされています。ただし、内定承諾書を提出することで労働契約が成立するため、それ以降に辞退すると契約違反として損害賠償を求められるリスクもゼロではありません。円満に就活を終えるためにも、内定式の前までに辞退を伝えることを心がけましょう。