選考辞退の理由はどう伝える？聞かれたときの答え方、メール・電話の例文を紹介

就活中、選考を進める過程で「自分のキャリア目標や希望と企業の方針との間に相違がある」、「他社から内定を受けた」などの理由から選考を辞退することは一般的です。

選考辞退を企業に伝える際、その理由を詳細に伝える必要はありません。しかし、採用担当者から辞退の理由を質問されることもあるため、簡潔かつ適切な回答を用意しておくことが重要です。

この記事では、一般的な選考辞退の理由と、伝える際のポイントを紹介します。理由ごとのメール例文も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

選考辞退の理由は、詳しく伝える必要はない！

企業に選考辞退を伝える際、必ずしも詳細な理由を述べる必要はありません。

企業側も選考過程で辞退者が出ることを想定していることが考えられます。そのため、簡潔かつ丁寧な言葉遣いで伝えれば問題ないでしょう。

例えば、以下のような表現で伝えることができます。

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選考を辞退するときに伝える理由

前述したように、選考辞退の理由を明確にすることは必須ではありません。しかし、選考過程への感謝や誠意を示すためには、理由を正直に伝えることが有効です。

採用担当者によっては、面接辞退の理由を質問してくることもあるので、簡潔かつ配慮のある伝え方を準備しておきましょう。

企業の方針や仕事内容が合わないと感じた

選考に進むなかで、企業の方針や仕事内容が自分の目標やキャリアプランと一致しないことに気づくことは少なくありません。

このような場合、正直も伝えて問題ありません。ただし、応募先企業への不平・不満とならないように、伝え方には注意が必要です。

他社から内定を獲得した

他社から内定を得たことが選考辞退の理由となる場合、その事実を正直に伝えましょう。自分の能力やキャリア目標と企業のビジョンを考慮した結果、他社への入社を決めたことを誠実に伝えることが大切です。

ただし、辞退するまでの面接で「御社が第一志望です」などと答えていた場合は矛盾が生じるため、注意しましょう。

体調不良や家庭の事情

体調不良や家庭の事情によって、やむを得ず選考を辞退する場合、「面接を辞退するのか、それとも日程を再調整して受けたいのか」を明確にすることが重要です。辞退の意向が確定している場合は、その旨をはっきりと伝えましょう。

伝え方によっては採用担当者から「ほかの日程で調整して選考を受けないか」のように、別の日程での選考を提案されることがあるからです。

もし、体調回復後や家庭の事情が解決した後に選考に参加する意向がある場合は、「体調が回復次第、改めて面接の機会をいただければ幸いです」などと伝え、日程調整をお願いしてみましょう。

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選考辞退の理由を伝えるときの注意点

選考辞退の理由を伝えるときは、以下2つの点に注意しましょう。

• 選考辞退を決意した時点で、できるだけ早く伝える
• 辞退する意志と理由を明確に伝える

選考辞退を決意した時点で、できるだけ早く伝える

選考辞退を決意した場合、できるだけ早く企業へその旨を伝えることが重要です。

企業は選考のために多くの学生の日程調整を行っていることもあるので、選考辞退の連絡が遅れると、調整した日程が無駄になる可能性があります。学生自身も、選考辞退を決めた後から連絡までに時間が空くことで、連絡しにくくなるかもしれません。

企業への連絡は、就業時間にメールを送ることがおすすめです。選考辞退の決断が遅くなり、やむを得ず選考の前日や当日に辞退する場合は、早めに伝えるために電話で連絡しましょう。

辞退する意志と理由を明確に伝える

選考辞退の連絡をする際には、はっきりと自分の意志を示すことが重要です。特に電話の場合、はっきりと辞退する意志と理由を伝えないと、採用担当者から「考え直してみたらどうか」などと引き留められる可能性があります。

曖昧な表現をするのではなく、選考辞退を決意したことを伝えましょう。

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【メール】選考辞退の理由を答えるときの例文

ここでは、選考辞退の理由をメールで伝える場合の例文を紹介します。

簡潔に「一身上の理由」で辞退する場合

簡単に理由を述べて辞退する場合

返信で詳しい理由を聞かれた場合

【電話】選考辞退の理由を答えるときの例文

電話で辞退の理由を伝える場合の例文を紹介します。

企業の電話番号に連絡し、採用担当者が不在の場合は、戻り時間を確認したうえで折り返し連絡する旨を伝えましょう。

折り返し電話するときの流れや注意点は、こちらの記事で詳しく解説しています。

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選考辞退の前に、今一度理由を検討しよう

選考を進めるなかで、企業とのミスマッチを感じ、辞退を考えることはよくあります。適切な選択をするためにも、「辞退の理由」について冷静に整理することが重要です。

ただ「合わない」と感じるだけでなく、具体的に「どの点で企業と合わないのか」「自分が企業に求めているものは何か」を紙に書き出してみましょう。これには、以下のような質問を自問自答するのが効果的です。

これらをじっくり考えたうえで、「この企業は自分に合わない」と確信した場合は、速やかに企業に連絡し、辞退の意志を伝えましょう。

よくある質問

選考を辞退するとき、理由を正直に伝えていいですか？

選考辞退の理由は正直に伝えて問題ありません。他社からの内定獲得や企業とのミスマッチを感じたなどの理由は企業にとっても想定内のことであり、理解を示してくれるでしょう。ただし、理由を伝える際は、感謝の気持ちや誠意をもって、丁寧に伝えることが重要です。

選考辞退の理由を聞かれた場合、どのように答えればいいですか？

選考辞退の理由を聞かれた場合は、状況に応じて正直な理由を簡潔かつ丁寧に伝えましょう。例えば、「他社からの内定を受けることに決めました」や「貴社の業務内容と自分のキャリア目標が合わないと感じたため」といった具体的な理由が挙げられます。

選考辞退の理由はメールで伝えてもいいですか？

選考辞退の理由をメールで伝えることは一般的であり、問題ありません。ただし、辞退を伝えるタイミングが選考の前日や当日の場合は、電話で伝えることをおすすめします。その後、メールで改めて辞退の意志と理由を伝えましょう。

企業と合わないことがわかったので、選考を辞退してもいいですか？

選考を進めるなかで企業とのミスマッチを感じ、辞退することは一般的であり、辞退しても問題ありません。辞退を決めたら、早めに企業に連絡して選考辞退の意志を伝えましょう。