内定承諾書とは？封筒・添え状の書き方や送付方法、内定辞退の可否を解説

内定承諾書は提出期限が設けられていることがほとんどのため、企業から送られてきたら早めに対応しましょう。

内定承諾書には、内定決定日や入社予定日など重要な情報が記載されています。また、いくつかの項目を記入する必要があるため、十分内容を確認したうえで提出することが重要です。

この記事では、内定承諾書に書かれている内容や役割、郵送やメールでの送付方法を解説します。

内定承諾書とは：内定を承諾し、入社する意思を示す契約書

内定承諾書とは、企業からの内定を承諾し入社する意思を示すための契約書です。「入社承諾書」や「内定誓約書」と呼ばれることもあります。

内定承諾書には、誓約内容や内定取り消しの条件などが記載されています。必要事項を記入し署名・捺印のうえ、企業へ提出することで内定が確定します。

内定承諾書と混同しやすい「内定通知書」や「採用通知書」との違い

内定承諾書と混同されやすい書類に「内定通知書」や「採用通知書」があります。これらは企業が学生に対して内定や採用の意思を正式に伝えるための書類であり、「あなたを採用します」という企業側からのオファーにあたります。

「内定通知書」「採用通知書」と、内定承諾書の役割や内容の違いを見てみましょう。

人事

「内定通知書」「採用通知書」は、内定が決まった事実や入社条件を学生に伝えるためのものであり、学生が記入する署名欄が設けられていないことも特徴です。

内定承諾書の役割

内定承諾書にはどんな効力や役割があるのでしょうか。内定者（学生）側と企業側それぞれの視点で見ていきましょう。

• 内定者側：入社意思を表示する
• 企業側：同意の確認と記録をとる

内定者側：入社意思を表示する

内定承諾書は、内定通知を受けた学生が企業からの内定を正式に受け入れる意思を明確に伝えるための書類です。

企業からの内定通知を受けた時点では、企業側が「あなたを採用します」という意思を示しただけであり、労働契約は結ばれていません。内定承諾書を提出することで、学生は「内定を受け入れます」「この企業で働く意思があります」と正式に意思を表明することになります。内定承諾書への署名・捺印は、口頭での返事よりも明確で信頼性の高い意思表示です。

さらに、内定承諾書の提出を通じて、学生自身も「内定を受け入れる」という意識をより明確に持つことができます。内定承諾書には入社日や配属先が記載されていることもあるので、入社に向けた準備もスムーズに進みやすくなるでしょう。

企業側：同意の確認と記録をとる

企業にとって内定承諾書は、学生が内定を正式に受け入れたことを確認するための重要な書類です。企業が学生に内定を出した時点では、単なる通知にすぎず、内定は確定していません。

内定を確定するためには学生の同意が必要です。特に、学生が複数の企業から内定を受けている場合、内定承諾書がなければ「入社の意思が本当にあるのか」を企業側が確信するのは難しいため、書面による明確な意思確認が必要です。

内定承諾書を提出してもらうことで、企業は「学生が内定を承諾した」という事実を明確に把握し、記録として残すことができます。これにより、内定辞退やトラブルのリスクを軽減する効果も期待できます。

内定承諾書が届いたら何をする？対応の流れを解説

企業から内定承諾書が届いたら、次の流れで対応しましょう。

1. 内容を確認する
2. 提出期限を確認する
3. 入社の意思を固める
4. 内定承諾書を正しく記入し、指定の方法で提出する

1. 内容を確認する

まずは、受け取った内定承諾書の内容をよく読んで確認します。氏名や内定日、入社予定日などの基本情報が正確に記載されているかを確認するだけでなく、労働条件に納得できるかどうかも重要です。内定通知書や採用通知書に記載されている条件と矛盾がないかも確認しましょう。

人事

給与、勤務地、勤務時間などに不明点があれば、早めに企業に問い合わせて確認してみましょう。

2. 提出期限を確認する

内定承諾書には、提出期限が設けられていることがあります。1～2週間程度の期限が設けられているので、提出期限を確認し、余裕をもって準備することを心がけましょう。

内定承諾書は、学生の入社意思を確認するための重要な書類です。無断で提出期限を過ぎてしまうと、企業に迷惑をかける可能性があります。もし、別の企業の選考を受けているなどの事情で提出期限に間に合わない場合は、メールや電話で企業に連絡し、期限の延長が可能か確認しましょう。

期限の延長については「内定承諾書の提出期限を延ばすことも可能！」で詳しく解説しています。

3. 入社の意思を固める

内定承諾書を提出した後の辞退も、法律上は認められています。しかし、企業は承諾書を受け取った時点から、あなたを迎えるためにオフィスの備品手配や研修の調整、他の学生の採用ストップなど、本格的な準備をスタートさせます。

そのため、提出後の辞退は企業に大きな負担をかけるという点を理解し、入社の意思を十分に固めたうえで提出することが大切です。

人事

提出後に辞退する際は、企業にはすみやかにその旨を伝えましょう。

4. 内定承諾書を正しく記入し、指定の方法で提出する

入社の意思を固めたら、内定承諾書を正確に記入しましょう。誤字脱字や署名漏れを防ぐため、慎重に確認しながら進めることが重要です。署名や捺印が必要な場合は、企業の指示に従い正しく対応しましょう。記入が完了したら、企業が指定する方法（郵送やメール添付など）で期限内に提出します。

郵送で提出する場合は、企業の採用担当者に送付した旨をメールで連絡すると、丁寧な印象になります。必須ではありませんが、問題なく届いたか不安な場合や、期限直前になった場合など、必要に応じてメールを送ることも検討してみましょう。

近年は、ペーパーレス化・脱ハンコの流れから、Webブラウザやアプリで署名をする電子契約ツールで手続きが完結する企業も増えています。

メガベンチャーやIT企業、DXを推進する大手企業などを中心に導入が進んでおり、提出方法は企業によって異なります。企業から案内があった場合は、指定の方法に従って手続きを進めましょう。

人事

紙の場合は印刷してコピー、電子契約ツールの場合は提出後に控えのPDFを保存しておくのがおすすめです。入社日や労働条件の確認、郵送時の紛失、そのほか万が一のトラブルがあったときに活用できるためです。

郵便での内定承諾書の送り方

内定承諾書に返信用封筒が同封されている場合は、その封筒に書類を入れて返送します。返信用封筒が同封されていない場合や、特に指示がない場合は、自分で封筒を準備して送付しましょう。

内定承諾書を郵送する際には、添え状を同封します。添え状は、誰が何を送付したのかを明確に伝えるためのもので、ビジネスシーンでは欠かせない書類です。封筒や添え状で文字を手書きする際は、黒色の油性ボールペンを使用しましょう。

ここでは、封筒と添え状の書き方、送り方を解説します。

• 通常の封筒で郵送する場合
• 返信用封筒で返送する場合
• 添え状の書き方
• メールで内定承諾書を送付する場合

通常の封筒で郵送する場合

通常の封筒で郵送する場合、次の封筒を選びましょう。

角形2号の封筒は、A4サイズの内定承諾書や添え状を折らずに入れることができます。

［縦書きの場合］

［横書きの場合］

おもて面には、企業名と担当者名を正式名称で記載し、左側に「内定承諾書在中」と赤文字で記載します。

宛先を記載する際は、「様」と「御中」を使い分けることが重要です。採用担当者の氏名がわかっているときは、個人宛で「様」を使い、「人事部」や「総務部」などの部署宛に送付するときは、「御中」を使いましょう。

うら面には、差出人の情報（自分の氏名や住所）を封筒の左下に記入します。縦書き・横書き、漢数字とアラビア数字の使い分けは、封筒のおもて面の書き方に合わせましょう。縦書きの場合はうら面の左下に縦書きで、横書きの場合はうら面の下部または右下に横書きで記入します。

人事

内定承諾書のほかに必要な書類が指定されている場合、忘れずに同封しましょう。

返信用封筒で返送する場合

返信用封筒が同封されていたときは、その封筒を使用して返信しましょう。

返信用封筒には、宛名として採用担当者の氏名や部署名が記載されていることがあります。その場合、「行」と記載されている箇所を「御中」または「様」に書き換えます。書き換えには二重線を使用し、下に正しい敬称を記入しましょう。

うら面には自宅の郵便番号や住所、氏名など、自分（差出人）の情報を記入します。縦書きの場合はうら面の左下に縦書きで、横書きの場合はうら面の下部または右下に横書きで書きましょう。

添え状の書き方

内定承諾書に同封する添え状には、次の1〜8の項目を記載しましょう。

1. 日付（ポスト投函日）を書く
2. 企業名・部署名・担当者の名前を書く
3. 自分の情報（氏名・住所など）を書く
4. タイトルを書く
5. 挨拶文を書く
6. 用件を書く
7. 「記」の下に同封書類を書く
8. 「以上」で終える

ES（エントリーシート）などの異なる書類を送付した際のデータを使い回す場合、日付やタイトル、同封書類の内容が以前のままになっていることがあります。今回送付する内容に合っているかを慎重に確認し、正しいものを提出しましょう。

テンプレートはこちら

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返信用封筒で返送する場合は添え状は必要？

返信用封筒が同封されている場合、添え状は必須ではありません。返信用封筒は企業が書類を受け取るために用意しているもので、特別な挨拶や説明を加えなくてもよいとされています。

ただし、内定承諾書のような重要書類を返送する場合は、添え状を同封することがおすすめです。重要書類でない場合でも、企業に対する丁寧な対応を心がけたい場合や、特別に伝えたい事項がある場合は、添え状を同封することを検討してみましょう。

メールで内定承諾書を送付する場合

内定承諾書をメールで送付する際は、企業が指定したフォーマット（PDFやWordファイルなど）に沿って作成しましょう。添付ファイル名は「内定承諾書_氏名.pdf」など、「誰の、どんな書類か」が一目でわかるように設定することが重要です。

書類をPDF化したいときはコンビニのマルチコピー機が便利です。具体的な手順はこちらの記事で解説しています。

内定承諾書を提出するときのメール例文

内定承諾書をメールで提出する際は、提出する旨のほか、挨拶なども添えましょう。メールの例文は、次のとおりです。

【件名】内定承諾書の送付（◯◯大学 青山 葵）

◯◯株式会社 人事部 ◯◯▢▢様

いつもお世話になっております。
◯◯大学 ✕✕学部 △△学科の青山です。

この度、貴社から内定をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。

内定承諾書を添付ファイルにてお送りいたします。
入社に向けて尽力してまいりますので、何卒よろしくお願いいたします。

お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

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青山 葵（あおやま あおい）
◯◯大学 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_aoi@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000

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人事

メールを送信する前に、「ファイルが添付されているか」「添付ファイル名が適切か」「誤字脱字や名前の間違いがないか」など、不備がないかをしっかりと確認しておきましょう。

内定承諾書の提出期限を延ばすことも可能！

内定承諾書の提出期限に間に合わず、内定保留をお願いしたいときは、企業に誠実かつ礼儀正しい対応を心がけることが大切です。適切に対応すれば、企業側も状況を理解して、期限を延ばしてもらえる可能性があります。

人事

できるだけ早めに連絡し、遅れる理由や提出できる日程の目安を伝えることで、誠実さを示せるでしょう。

内定保留のお願いをするときのポイント

内定保留のお願いをするときは、まず他社の選考結果がいつ出るのかを確認し、それをもとに企業にお願いする保留期間を検討しましょう。「◯月◯日までに回答させていただきたい」と具体的な日付を提示することで、企業側も調整しやすくなります。

また、内定保留の理由を整理することも重要です。企業に理由を伝える際は、ポジティブかつ誠実な表現を心がけましょう。

内定保留のメールの例文

内定を保留する際は、いつまでに回答するか具体的な日付を伝えましょう。メールの例文は、次のとおりです。

【件名】内定保留のご連絡（◯◯大学 青山 葵）

◯◯株式会社 人事部 ◯◯▢▢様

いつもお世話になっております。
◯◯大学 ✕✕学部 △△学科の青山です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

内定承諾書の提出期限についてご相談させていただきたくご連絡いたしました。
現在他社の選考を受けており、結果が◯月✕日に通知される予定です。
後悔のない判断をするため、他社の選考を終えたうえで、
回答をさせていただきたいと考えております。

誠に恐れ入りますが、回答期限を◯月✕日までお待ちいただくことは可能でしょうか。

ご多忙のところお手数をおかけいたしますが、
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

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青山 葵（あおやま あおい）
◯◯大学 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_aoi@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000

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内定保留の電話の例文

次に当てはまる場合は、メールよりも電話で連絡しましょう。

• 提出期限が数日以内に迫っており、メールの返信を待つ時間がない
• 企業の採用担当者から「何かあれば電話で」と促されている
• メールを送ったが返信がなく、期限が近づいている
• 企業から電話で内定通知を受けており、同じ手段で連絡したほうがよいと判断した

電話で内定を保留したいことを伝えるときの例文は、次のとおりです。

電話の問い合わせ例

突然のお電話失礼いたします。私、このたび内定をいただきました青山と申します。採用ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか。

学生

人事

はい、担当の◯◯です。

◯◯大学の✕✕と申します。◯月✕日に面接をしていただいた件で連お世話になっております。先日内定をいただきました青山でございます。内定承諾書の件でご相談がありお電話いたしました。今、お時間よろしいでしょうか。

学生

人事

はい、大丈夫ですよ。

ありがとうございます。現在、他社の選考も進んでおり、後悔のない判断をするため、他社の結果を確認したうえでご返答させていただきたいと考えております。誠に恐れ入りますが、回答期限を延長していただくことは可能でしょうか。

学生

人事

延長はどのくらいご希望ですか。

他社の選考結果が◯月◯日に出る予定ですので、◯月◯日までにはご返答させていただきたいと思います。

学生

人事

わかりました。◯月◯日までお待ちします。

ご承諾いただきありがとうございます。ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。期限までに必ずご連絡いたします。

学生

内定承諾書の提出期限を迎えそうなときはどうする？

内定承諾書には、提出期限が設けられていることがほとんどです。期限を過ぎると、企業に迷惑をかけてしまいます。期限が迫っている、すでに過ぎた場合も、まずは適切な対応をとることが大切です。

状況に応じた対応方法は、次のとおりです。

• 提出期限が切れそうなときの対応方法
• 提出期限が切れてしまったときの対応方法

提出期限が切れそうなときの対応方法

提出期限まで日数がない場合は、普通郵便よりも「速達」を活用するのがおすすめです。速達とは、通常の郵送方法よりも早く郵便物を届けられるサービスです。

速達では、通常の郵便料金に、規定の速達料金を上乗せした金額分の切手を貼って送ります。

内定承諾書を入れる封筒（角形2号など）は大きく、重さによって郵便料金が変わるため、郵便局の窓口で重さを量って料金を確認してから送ると安心です。自分で切手料金を計算してポストに投函する場合、料金不足で差し戻されるリスクがあるため注意が必要です。

速達で郵送した場合は、そのことを企業にメールで連絡しておくと丁寧な印象になるでしょう。

人事

詳しい速達の出し方はこちらの記事で解説しています。

提出期限が切れてしまったときの対応方法

すでに内定承諾書の提出期限を過ぎている場合、放置をしてはいけません。気づいた時点で、できるだけ早く企業の採用担当者に電話で連絡しましょう。

メールよりも電話のほうが誠意が伝わりやすく、その場で対応方法も確認できます。期限を過ぎたことへの謝罪と、いつまでに提出できるかの目安を伝えましょう。

提出が遅れた理由を正直に、かつ簡潔に説明することが大切です。

内定承諾書の提出後も内定辞退は可能！

内定承諾書を提出したあとでも、内定を辞退することは可能です。提出後に状況が変わった場合や、より希望する企業から内定を得た場合でも、適切な対応をすれば問題ありません。ただし、辞退の連絡は迅速かつ誠実に行うことが重要です。

内定承諾書に法的拘束力はある？

内定承諾書を提出すると、学生と企業の間で労働契約が成立します。ただし、民法（第627条第1項）の規定により、労働契約の解除（辞退）はいつでも可能とされており、罰則が科せられることも基本的にはありません。「企業に申し訳ないから」といった理由で辞退をためらう必要はないでしょう。

ただし、入社に向けた準備を進めている企業に迷惑をかけることになるため、辞退の意思が固まったらできるだけ早く誠実に伝えることが大切です。他社の選考も受けている場合は、内定承諾書を提出する前に慎重に検討しましょう。

内定を辞退する場合はできるだけ早く連絡をする

内定辞退の意思が固まったら、できるだけ早めに企業に連絡しましょう。企業は新入社員の研修や配属準備を進めています。早めに連絡することで、企業と学生の双方がスムーズに対応できます。

辞退理由が進路変更や家庭の事情など個人的なものであっても、迅速かつ誠実に対応することを心がけましょう。

人事

内定辞退の方法について、こちらの記事で詳しく解説しています。