【場面別】インターンのメール返信の基本マナーとすぐ書ける例文集

インターンシップ先の企業にメールを送るときは、件名や文頭の挨拶などメールの基本マナーを押さえておくことが必要になります。

ビジネスメールの基本的な構成は、「宛先」「件名」「宛名」「本文」「署名」の5つです。

また、インターンシップ先へのメールの書き方について、場面ごとに例文と合わせて解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

インターンシップのメールの書き方と基本マナー

ビジネスメールには、決まった書き方や注意点などの基本マナーがあります。インターンシップでは企業の担当者とメールでやりとりすることも多いため、正しいマナーを身につけておくことが大切です。

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ビジネスメールの基本構成

ビジネスメールの基本的な構成は、以下の5つです。

それぞれの項目の書き方のポイントについて押さえていきましょう。

宛先（メールアドレス）

メールの宛先は、インターンシップに限らず注意したいポイントです。送り先を間違えないためにも、宛先のメールアドレスを正しく入力しましょう。

件名

メールを送る際には、必ず件名をつけましょう。企業の担当者は毎日メールを大量に受け取っているため、開封せずとも要件が伝わり、見てもらえるようにすることが大切です。

詳しくは「件名は要件が伝わるように書く」の項目で解説していますので、ご参考ください。

宛名

宛名を間違えると相手に失礼にあたります。記憶に残っている漢字でも過信せず、送り先の情報と照らし合わせて確認しましょう。宛名は、下記の例のように、会社名＋部署名＋送り先の相手の名前の順で書きます。

複数の担当者に送る場合やそれぞれ部署が異なる場合の記載例は、下記の通りです。

宛名が複数の場合	部署が違う場合
〇〇株式会社　人事部 高橋様 鈴木様 佐藤様	〇〇株式会社　総務部 高橋様 〇〇株式会社　人事部 鈴木様 佐藤様

また、以下のように同じ読み方でも漢字表記が異なる場合もあるため、漢字も確認しておくことが大切です。

【漢字表記例】

読み	表記
ワタナベ	渡辺/渡邊/渡邉/渡部
サイトウ	斉藤/齋藤/斎藤
タカハシ	高橋/髙橋

本文

本文は、挨拶とメールを書いている本人の自己紹介から書き出します。自己紹介の名前や大学名は省略せず、正式名称で記載しましょう。初めてメールを送る場合は、「はじめまして」、2回目以降は「お世話になります」から書きはじめてください。

署名

本文を書き終えたらメールの最後に署名を入れておきましょう。署名の構成は、以下の通りです。

インターンシップ先とのメールのやり取りも頻繁になるため、署名をテンプレートに登録しておくと便利です。署名欄は記号などで飾り立てる必要はなく、相手が読みやすいようにシンプルにしておきましょう。

ビジネスメールの基本マナー

ビジネスメールでは書き方以外に、以下の基本マナーに注意しましょう。

ビジネスメールの基本マナーは、「相手にとって読みやすいメール」を書くための気遣いです。社会人でも必要になるマナーなので、インターンシップ以外でも役立ちます。

件名は要件が伝わるように書く

メールの件名は、企業の担当者が受け取った時に要件が伝わるように書きます。「インターンシップ応募の件」などのような内容だけでなく、下記のように担当者が探しやすいように名前と学校名を入れておくといいでしょう。

インターンシップ面接日程の調整（〇〇大学・〇〇　〇〇）

インターンシップ面接辞退のお願い（〇〇大学・〇〇　〇〇）

インターンシップに関する質問

インターンシップ面接日程の件

学部などは件名の表示欄に入らない可能性があるため、学校名と名前だけでも問題ありません。

文章は適度に改行

メールはSNSとは異なり、全体で1つのメッセージを伝えます。全体を通して読みやすさと体裁を整えるためにも、適宜文章内に改行を入れましょう。段落と段落の間に1行の空スペースを入れると全体的に読みやすくなります。

誤字脱字や略語に注意

メールを書き終えたら誤字脱字がないか最低2回はチェックしましょう。チェックをするときは文章を声に出して読むことで、誤字脱字以外に文章のリズムなどのおかしさにも気づけるでしょう。

また、略語は人によって不快感を与えることもあるため、正式名称で記載しましょう。

可能な限り24時間以内に返信する

インターンシップ先の企業がからのメールは、遅くとも24時間以内に返信するのが望ましいとされているため、遅れないように注意しましょう。すぐに返信できない場面もあると思いますが、できるだけ早く対応することで信頼や好印象につながります。

返信の際は、件名をそのままにして、「Re:」が増えすぎたら1つ削除して返信すれば問題ありません。

返信が多くなってしまった場合のメールの書き方については、「インターンシップ先への返信が数日遅れてしまった時は？」の項目で解説しています。

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【場面別】インターンシップのメールの例文集

ここからは、インターンシップでメールを書く際に活用できる例文集をご紹介します。

それぞれの場面に合わせたメールの返信例などを見ていきましょう。

申し込みメール

インターンシップの申し込みの際には、「なぜインターンシップに参加したいのか」という内容も合わせて記載することで、印象に残りやすいメールになるでしょう。

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インターンシップ選考通過時のメール

インターンシップへの選考が通過したら、受け入れてもらったことに対するお礼メールを送りましょう。件名は受信した通過案内メールにそのまま返信する形でも問題ありません。

インターンシップ参加のメール

インターンシップ参加の返信メールでは、参加する意思とインターンシップへの意欲を伝えることが大切です。長くならないように1〜2文程度で簡潔に伝えましょう。

参加を保留にしたい時のメール

インターンシップに参加する意思はあるけれど、スケジュールなどが分からない場合は、すぐに返信ができない理由と返答を待ってほしいということをしっかり伝えることが大切です。

インターンシップ辞退のメール

インターンシップ前日や当日に辞退せざるを得ないケースに陥った場合は、メールではなく電話で連絡を入れましょう。インターンシップ先の企業も参加者のために準備を進めているため、辞退が決まったらすぐに連絡を入れることが大切です。

日程調整に関するメール

インターンシップ先の企業から提示された日程に返信する場合は、希望日時を見やすく記載しましょう。また、こちらから日時の候補を提示する場合は、3〜4通り提示できると企業側も対応しやすくなります。

質問・お問い合わせのメール

インターンシップでは詳しい説明要項が用意されていることがほとんどですが、服装について記載されていないこともあります。

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インターンに参加する服装は、企業の案内に従いましょう。指定がなければスーツを、服装自由であればスーツと私服どちらでも問題はありません。自分に合う服を着用して、自信を持ってインターンに参加しましょう。

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参加後のお礼メール

インターンシップ参加のお礼メールでは、社員の方の関わりで成長できたエピソードや参加前後での変化、その企業に対する想いの変化などを交えると伝わりやすくなります。

インターンシップのメールで活用できる3つのテクニック

インターンシップでは企業のメールのやり取りが多くなるため、メール管理方法を身につけておくと便利です。3つのテクニックを紹介します。

メールのフォルダ分けやテンプレートを作成しておくことで、メール作成の時間短縮やミスを減らすことにもつながります。

メールをフォルダ分けにして管理する

メールをフォルダ分けにして管理しておくと、他のメールに埋もれずに探しやすくなります。受信トレイに「インターンシップ」や「就活フォルダ」などの専用フォルダを作り、確認や返信漏れを防ぎましょう。

テンプレートを作成しておく

挨拶文など使用頻度が高いものはテンプレートを作成しておくと効率化できます。また、メールに署名の設定を入れておくことで、署名漏れを防ぐことにもつながるでしょう。

フラグを立てて管理する

メールの機能によってはフラグを立てて管理できるものもあります。重要なメールやすぐに返信できないメールなどは、フラグを立てておくなど目印をつけておくことで返信漏れを防げるでしょう。

返信が不要なインターンシップのメール

就活生の中には、インターンシップ先のメールに対して「どこまで返信すれば良いのか分からない」と悩むケースもあるでしょう。インターンシップ先からのメールで返信不要なケースは、以下の通りです。

インターンシップ先からのメール全てに返信が必要というわけではありませんので、返信不要なケースも知っておくと悩まずに対応できます。

リマインドのメール

インターンシップ先から前日の確認として送られてくるメールや、企業からの自動メールなどは返信不要です。もし前日にインターンシップ先に伝えなければならない内容がある場合は、リマインドメールに返信するのではなく、電話で伝えるようにしましょう。

「返信不要」の記載

インターンシップ先からのメールに「返信不要」の内容が記載されてあれば、メールを返信しなくても失礼にあたりません。「返信不要」と記載されているのに返信を送ってしまうと、逆に手間を増やしてしまうことになります。

やり取りが終了している内容

「当日お会いできるのを楽しみにしています」や「では、よろしくお願いいたします」など、メールのやりとりが終了している場合は、返信を止めても問題ありません。やりとりに対して「こちらこそ、よろしくお願いいたします」と送りたくなりますが、相手の手を煩わせてしまうことになります。

インターンシップのメールに関するQ＆A

インターンシップのメールを返信する時間帯は？

インターンシップ先からのメールには、可能な限り早めに返信するのがマナーですが、返信をする時間帯には注意しましょう。特に深夜などの時間帯に返信すると、生活習慣が乱れていると思われてしまう可能性もあるため好ましくありません。メールを送る時間帯の目安は、下記を参考にしてください。

すぐに目を通してもらいたい場合は、始業時間前に送ると確認してもらえる可能性が高くなります。　

インターンシップ先への返信が数日遅れてしまった時は？

インターンシップ先への返信が遅くなってしまった場合は、気づいた時点ですぐに返信しましょう。返信の際は、挨拶の次に「返信が遅くなり大変申し訳ございません」などの謝罪文を入れることがポイントです。

返信が遅くなった理由については述べる必要はありません。また、謝罪文とお礼を同時に記載することは避けましょう。

インターンシップ参加後のお礼メールを送るタイミングは？

インターンシップ参加後に送るお礼メールのタイミングは、インターンシップ終了当日が理想です。遅くても翌日までに送ると印象も良くなります。

しかし、うっかり忘れてしまった場合や、何らかの事情によりすぐに送ることができなかった場合もあるでしょう。遅くなっても感謝を伝えたいと思うのであれば、お礼メールを送るべきです。

その際は、返信が遅れたことに対するお詫びを記載し、やむを得ない事情があった場合は簡単に記載すると伝わりやすくなります。

パソコンで返信できない時はスマホからでもいい？

インターンシップ先へのビジネスメールは、パソコンでもスマホでもどちらでも構いません。署名を設定していないと、必要事項だけ記載してうっかり忘れてしまうことがあります。メールのやり取りが発生する前に事前に設定しておきましょう。

大学のメールアドレスを使ってやりとりしてもいい？

大学から個人にメールアドレスが配布されている場合は、大学のメールアドレスを使うことがおすすめです。大学のメールアドレスは、人事担当者にとっても信頼できるドメインで、どこの学生からメールが来ているのかも分かりやすいです。

フリーアドレスの場合は迷惑メールに振り分けられてしまう可能性もあるため、大学のメールアドレスやGmail、Outlookなどのメールアドレスを使用しましょう。

まとめ

今回は、インターンシップ先の企業に送るビジネスメールの書き方や基本マナーについてご紹介しました。ビジネスメールの基本知識は、社会人になっても必要になるスキルであり、学生の間から身につけておくことでさまざまな場面で役に立つでしょう。

インターンシップ先の企業へのメールの返信で悩んだら、本文中でご紹介した以下の場面別の例文をぜひ、参考にしてみてください。

インターンシップではビジネスメールの書き方も大切ですが、同時に面接用のスーツなどの準備も進めておくと直前に慌てることがなくなります。

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