電話が苦手な学生へ！電話のかけ方・受け方マナーと会話テンプレ

就活では、説明会や選考に関する問い合わせ、遅刻・欠席の連絡などで、企業へ電話をする場面があります。電話に慣れておらず「何から話せばいいかわからない」「マナーがわからず不安」と感じる方もいるでしょう。

落ち着いて対応するためには、事前にメモやペンを準備したり、話したい内容を書き出しておいたりするのがおすすめです。

この記事では、学生向けに電話のかけ方・受け方の基本マナーをわかりやすく解説します。面接の日程変更や折り返し電話など、シーン別の会話テンプレートも紹介しているため、電話で話すことが苦手な方も参考としてぜひご覧ください。

電話で焦らないための準備とマナー

企業に電話をかけるとき、次の4つの準備を行っておくと落ち着いて対応しやすくなります。

• 手元にメモ・ペン・スケジュール帳を準備する
• 伝えることを整理しておく
• その日の就業時間内にかける
• 静かで電波のよい環境でかける

手元にメモ・ペン・スケジュール帳を準備する

電話中は、その場で相手の情報を聞き取ったり、自分の予定や用件を伝えたりする場合があります。焦らず対応できるよう、電話をかける前に次の3つを準備しておきましょう。

メモ帳とペンは、担当者の情報や今後の指示などの情報をすぐに書き留められるように用意しておきます。パソコンやスマートフォンのメモ機能は、電話中だと操作しにくく、誤操作につながる可能性もあるため、紙のメモ帳がおすすめです。

面接や面談などの日程調整で「〇日の〇時はあいていますか？」と聞かれる可能性もあります。その際、すぐ確認できるようにスケジュール帳も用意しておきましょう。

伝えることを整理しておく

企業への電話に慣れていないと、緊張で頭が真っ白になることもあるため、事前に伝える内容を整理しておくことも大切です。電話は相手の顔が見えないため、手元のメモを読み上げても問題ありません。

メモには、質問事項や伝えておきたい事項を簡潔にまとめておきましょう。簡単なメモでも、電話中に手元にあると「言葉に詰まったらこれを読めばいい」という安心感につながります。

その日の就業時間内にかける

企業への電話は、いつでもよいわけではありません。相手の業務の妨げにならないよう、忙しい時間帯を避けて連絡することが大切です。

ビジネスマナーでは、電話は就業時間内にかけるのがよいとされています。始業・終業の時刻は企業によって異なるため、勤務時間がわからないときは、インターネットで「◯◯（企業名） 就業時間」などと検索して調べてみましょう。不明な場合は、10時〜16時を目安にするのがおすすめです。

始業直後は、朝礼やメールチェックなどで社内が慌ただしくなっている可能性があります。昼休みは担当者が席を外している場合があるため、つながりにくいかもしれません。終業直前も業務の締め作業で忙しい時間帯のため、急ぎの用件でなければ翌日のつながりやすい時間帯に連絡してみましょう。

もし、就業時間外にしか連絡できない事情がある場合は「朝早くに申し訳ございません」「夜分遅くに申し訳ございません」など、相手に配慮した一言を添えるのが丁寧な対応です。

静かで電波のよい環境でかける

「周りがうるさくて相手の声が聞こえない」「電波が悪く、何度も聞き返してしまう」といった状況にならないよう、静かで電波のよい場所でかけることも大切です。

聞き取りやすい環境で電話をすることで、自分も相手も落ち着いて会話に集中しやすくなります。静かな場所でも、電波が悪いと聞き取りにくくなるため「電波のアンテナがしっかり立っているか」も確認したうえで発信しましょう。

これだけ覚えればOK！電話のかけ方4ステップ

企業への電話は、どんな用件であっても、基本的には次の4ステップで進みます。

• ステップ1：挨拶をして名乗る
• ステップ2：担当者への取次ぎ依頼をする
• ステップ3：本題を簡潔に伝える
• ステップ4：挨拶をして電話を切る

ここからは、各ステップでの対応方法を詳しく解説します。

ステップ1：挨拶をして名乗る

電話がつながったら、まずは挨拶をして、自分が誰なのかをはっきり伝えましょう。普段の電話では「もしもし」と話し始めることがありますが、ビジネスシーンでは、カジュアルな印象を与える可能性があるため、基本的には使用しません。

電話は相手の顔が見えないため、普段よりもゆっくり、ハキハキと話すことを意識しましょう。

ステップ2：担当者への取次ぎ依頼をする

代表番号や部署の直通番号にかけた場合、最初に電話に出た人が自分の話したい担当者とは限りません。名乗ったあとは、用件を伝えたい担当者へ取り次いでもらえるようお願いしましょう。

担当者に電話が代わったら、もう一度「〇〇大学の〇〇と申します」と名乗ります。その後「ただいま、お時間よろしいでしょうか？」と、電話で話しても問題ないかを確認しましょう。

問題なければ本題に進みますが、状況によっては「ただ今対応が難しいため、後ほど折り返します」といわれることもあります。

ステップ3：本題を簡潔に伝える

担当者につながり、時間をもらえることが確認できたら本題に入ります。「何のための電話なのか（結論）」から先に伝えるのがポイントです。

用件を伝えた後は、手元のメモを見ながら、聞きたいことや伝えるべき内容を落ち着いて話しましょう。相手からの回答や重要な情報（日時、場所、持ち物など）は、相づちを打ちながらメモに書き留めておきます。

ステップ4：挨拶をして電話を切る

用件がすべて終わったら、時間を割いてくれたことへのお礼を伝えて電話を切ります。

ビジネス電話では「電話をかけたほうから切る」あるいは「目上の人が切るのを待つ」のがマナーとされています。

学生が企業へ電話をかける場合は、企業側が電話を切るのを待つと丁寧です。「失礼いたします」と言ってすぐに耳から離すのではなく、相手の「失礼いたします」という返事と、電話が切れた音が聞こえるまで数秒待ち、相手が切ったことを確認してから自分の電話を切りましょう。

一方で「電話をかけたほうが切る」というマナーもあるため、学生からかけた場合、相手が切らないことがあります。その際は、5秒ほど待ってから「それでは失礼いたします」などと一声かけて電話を切りましょう。

【シーン別】見ながら話せる！電話会話テンプレート

ここでは、次の4つのシーン別に、電話での会話例を紹介します。

• インターンシップや説明会に関する問い合わせ
• 説明会や面接の日程変更・調整
• 面接や説明会の遅刻・欠席連絡（緊急時）
• 折り返し電話をする場合

インターンシップや説明会に関する問い合わせ

インターンシップや説明会に関する電話では、代表番号などへ電話をかけ、採用担当者へつないでもらう形が一般的です。

説明会や面接の日程変更・調整

説明会や面接の日程変更は、日数に余裕がある場合はメールでも問題ありません。ただし、前日や当日の場合は、電話で連絡するのがおすすめです。

電話では「なぜ行けなくなったのか」と「謝罪」を伝えます。そのうえで、希望日時を提示できるよう準備しておきましょう。

面接や説明会の遅刻・欠席連絡（緊急時）

当日の遅刻や欠席など「緊急の連絡」は、メールではなく必ず電話で伝えましょう。正直に状況を伝えることが大切です。

電車遅延などで遅刻する場合

電車遅延などで到着が遅れそうな場合は、わかった時点でできるだけ早く電話を入れましょう。現在地や到着予定時刻を伝えると、企業側も状況を把握しやすくなります。

体調不良などで欠席、日程変更する場合

体調不良で面接へ行けなくなった場合は、欠席のお詫びを伝えたうえで、必要に応じて日程変更を相談します。

面接を辞退する場合

面接を辞退する場合は、無断でキャンセルせず、できるだけ早めに連絡することが大切です。日程調整へのお礼とお詫びを伝えたうえで、辞退の意思を簡潔に伝えましょう。

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折り返し電話をする場合

企業からの着信に気づけなかった場合は、できるだけ早めに折り返し電話をしましょう。折り返しの際は、最初に「先ほどお電話をいただいた件でご連絡しました」と伝えるとスムーズです。

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学生が電話をかけたときのケース別の対応

次の2つのケース別の対応方法も確認しておきましょう。

• 留守電につながったとき
• 担当者が不在のとき

留守電につながったとき

企業へ電話をかけたタイミングが就業時間外の場合や、電話対応できる社員が不在の場合、留守番電話に切り替わることがあります。

焦って無言のまま電話を切るのは避けましょう。着信履歴には番号が残りますが、企業側は「どんな用件だったのか」がわからないままになってしまいます。

「ピーッという発信音の後にメッセージを残してください」というアナウンスが流れたら「自分の名前」「何の用件か」「また自分からかけ直すこと」の3点を簡潔に伝えましょう。

担当者が不在のとき

電話には出てもらえたものの、採用担当者が「会議中」や「外出中」などで席を外しているケースもあります。その場合は、自分から改めてかけ直す旨を伝えましょう。

もし「何時に戻るかわからない」と言われた場合は「それでは、本日の夕方（または明日の午前中）に改めてお電話いたします」と伝えて電話を切りましょう。相手の戻り時間を聞いておくことで、いつ頃かけ直せばよいかイメージしやすくなります。

企業からかかってきた！電話の受け方のマナー

就活では、企業へ電話をかけるだけでなく、企業から電話を受ける場面もあります。突然の着信で焦らないために、基本的な電話の受け方を確認しておきましょう。

基本は3コール以内に出る

ビジネスの場では、電話が鳴ったら「3コール以内」に出るのが望ましいとされています。着信画面を見て「どうしよう……」と迷い続けるのではなく、深呼吸をして落ち着いて出ることを心がけましょう。

バッグからスマートフォンを取り出すのに時間がかかるなど、4コール以上鳴ってから電話に出た場合は、第一声の前に「お待たせいたしました」と一言添えると丁寧です。

授業中や電車内など、電話に出られない状況であれば無理に出る必要はありません。「今すぐ出なければ失礼」というわけではないため、後から静かな場所で折り返せば問題ないでしょう。

出るときの第一声は「はい、〇〇です」

電話をかけるときと同様に、電話を受けるときも「もしもし」は使いません。「はい、〇〇です。」とだけ名乗って電話に出ます。相手が「株式会社〇〇の〜です」と名乗ったのを確認してから「お世話になっております」と返すのが基本的な流れです。

知らない番号で名乗ることに不安がある場合は「はい」とだけ伝え、相手が名乗るのを待っても問題ありません。その後、相手が「株式会社〇〇の、採用担当の〇〇です」と名乗ったら「お世話になっております。◯◯です」と挨拶と自分の名前を名乗って、相手の話を聞きます。

メモを取りながら用件を聞く

企業からの電話は、面接日程の連絡や選考通過のお知らせなど、重要な内容の可能性があります。電話に出たら、すぐにメモとペンを手元に用意しましょう。

緊張していると、相手の言葉を聞き逃してしまうことがあります。しかし、聞き返すこと自体は失礼ではありません。次のフレーズを使って、丁寧に確認しましょう。

日時や場所などを伝えられたら「〇月〇日の〇時ですね、承知いたしました」と声に出して復唱しましょう。確認しながら聞くことで、聞き間違いを防ぎやすくなります。

企業からの電話に出られなかったら自分からかけ直す

授業やアルバイトなどで、企業からの電話に出られず、不在着信が残っていることもあるでしょう。そのような場合でも「電話に出られなかったから選考に影響するかもしれない……」と必要以上に不安になる必要はありません。

着信に気づいたら、なるべく早く、静かな場所に移動して折り返しの電話をかけます。可能であれば、その日の就業時間内に連絡しましょう。

折り返しの電話の対応方法は「折り返し電話をする場合」で詳しく解説しています。

学生がやりがち！電話をかけるときの注意点

緊張すると、普段のアルバイト先や学校での会話の癖が出てしまうこともあるでしょう。

ここでは、学生が電話をかける際に注意したいポイントを紹介します。

「バイト敬語」や「若者言葉」を使わない

普段、飲食店などのアルバイトで使っている接客用語（バイト敬語）や、日常会話での相づちは、ビジネスの場では不適切とされることがあります。

例えば、次のような表現は、適切な言葉に言い換えましょう。

就活で頻出！正しい敬語一覧｜間違いやすい言葉遣いを確認しよう

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用件をまとめて簡潔に伝える

相手に状況を正確に伝えようとして、経緯から長く話し始めてしまうこともあります。企業の担当者は、通常業務の合間に電話対応をしているため、結論から簡潔に伝えることを意識しましょう。

面接の当日キャンセルはどう連絡する？電話例文や理由の伝え方

面接当日に、やむを得ない事情でキャンセルする場合は、できるだけ早めに伝えることが大切です。この記事では、面接を当日キャンセルするときの連絡方法や電話・メールでの伝え方を例文を交えて詳しく解説します。

面接辞退を電話で伝える！会話の例文やポイント、不在時の対応を解説

面接辞退を電話で連絡する際は、簡潔に伝えることと連絡するタイミングを考慮することが大切です。担当者が対応しやすい日にちや時間帯を考え、簡潔明瞭に辞退の旨を伝えられるようにしましょう。

よくある質問

学生が企業に電話をかけるとき、最初に何といえばいいですか？

「もしもし」は使わず「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学〇〇学部の〇〇（フルネーム）と申します」と挨拶と名乗りを伝えましょう。その後「本日は〇〇の件でお電話いたしました」と用件を伝えると、スムーズに会話へ入りやすくなります。

電話に出るとき、もしもしの代わりになる言葉は？

企業からの着信とわかっている場合は、「もしもし」の代わりに第一声で「はい、◯◯（名字）です」と名乗るのが一般的です。その後、相手が企業名を名乗ったら、「お世話になっております」と挨拶を返しましょう。

電話ではなく、メールで連絡してもいいですか？

当日の面接の遅刻・欠席といった「緊急を要する連絡」は、確実に相手へ伝える必要があるため、電話で連絡しましょう。前日までの日程調整やOB・OG訪問の依頼、説明会に関する質問など、緊急ではない用件であれば、メールで連絡しても問題ありません。

電話をかけたら「留守番電話」になりました。どうすればいいですか？

「発信音のあとに、お名前とご用件をお話しください」というアナウンスが流れたら、自分の名前と用件を簡潔に残しましょう。

例文

お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学の〇〇（フルネーム）と申します。〇〇の件でお電話いたしました。また改めて、こちらからお電話いたします。失礼いたします。