面接当日に体調不良や急な家庭の事情、交通トラブルなどが起きると「当日だけどキャンセルしていいのか」「何と連絡すればいいのだろう」など、不安に感じるかもしれません。
やむを得ない事情がある場合、面接当日でもキャンセルすることは可能です。企業の状況によっては、日程を再調整してもらえる場合もあります。
この記事では、面接を当日キャンセルするときの連絡方法や電話・メールでの伝え方の例文、当日キャンセルする際の注意点などを詳しく解説します。
この記事でわかること
やむを得ない事情であれば面接の当日キャンセルは可能
面接当日に体調不良や急用など、やむを得ない事情で参加できなくなることもあります。そのような場合は、面接を当日にキャンセルすることも可能です。無理に面接へ向かう必要はありませんが、できるだけ早く企業へ連絡し、事情を伝えましょう。
面接当日に体調を崩したり、急な用事が発生したりすることは、誰にでも起こり得ることです。企業側も、こうした事情でキャンセルが発生する可能性があることはある程度想定しています。
ただし、企業側は面接のために担当者や面接官の時間を確保しています。無断でキャンセルすることは避け、誠意をもって対応することが大切です。
面接を当日キャンセルする際の連絡方法
面接を当日キャンセルする際のポイントは次の3つです。
基本は電話で連絡する
面接の当日キャンセルは緊急性が高いため、基本的には電話で連絡することをおすすめします。メールはすぐに確認できない可能性がありますが、電話であればその場で事情を伝えられ、企業側も状況を把握しやすくなるためです。
電話で直接謝罪すると、誠実さが伝わりやすいという点も理由のひとつです。できるだけ丁寧な方法で連絡するほうが、企業側への配慮を示せるでしょう。
担当者の個別の電話番号がわかる場合は、そちらに連絡します。担当者につながらない場合は、対応してくれた方に面接の予定があったこととキャンセルの旨を伝え、担当者へ伝言をお願いしましょう。
担当者が不在の場合は、企業の受付や代表電話に伝えるだけでも、基本的には社内で情報が共有されることが一般的です。
電話で伝えたあと、念のためメールでも連絡しておくとより安心です。
企業の就業時間外の場合はメールで連絡する
企業の就業時間外で電話がつながらない場合は、メールで連絡します。例えば、朝早い時間の面接で企業の始業前に体調不良がわかった場合や、前日の夜に急な体調不良やトラブルが起きた場合など、伝えたいタイミングが就業時間外ということも考えられます。
そのような場合は、できるだけ早いタイミングでメールを送り、面接をキャンセルする旨と謝罪を伝えましょう。メールを送っておけば、担当者が出社した際に確認してもらえるためです。
企業の始業時間を過ぎてから、あらためて電話で連絡を入れると、より丁寧な対応になります。
辞退か再調整かを明確にする
連絡する際は、面接を辞退するのか、日程の再調整を希望するのかをはっきり伝えることも大切です。もし、事情により選考を辞退する場合は、その旨を簡潔に伝えましょう。
例文（辞退する場合）
誠に恐縮ではございますが、本日の面接は辞退させていただきたく存じます。
一方で、体調不良などで面接に行けないものの、選考を続けたい場合は、再調整を相談することも可能です。再調整を希望する場合は、当日のキャンセルとあわせて相談してみましょう。
例文（再調整を相談する場合）
もし可能でしたら、後日改めて面接の機会をいただきたく存じます。
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面接辞退を電話で伝える！会話の例文やポイント、不在時の対応を解説
面接辞退を電話で連絡する際は、簡潔に伝えることと連絡するタイミングを考慮することが大切です。担当者が対応しやすい日にちや時間帯を考え、簡潔明瞭に辞退の旨を伝えられるようにしましょう。
電話で面接を当日キャンセルするときの例文【理由別】
面接を当日キャンセルする場合は、電話で簡潔に事情を伝えることが大切です。長く説明する必要はなく、要点をまとめて伝えれば問題ありません。
電話で連絡する際の基本的な流れは次のとおりです。
電話で連絡する際の流れ
- 面接予定の学生であることを伝える
- 面接をキャンセルしたい旨と理由を簡潔に伝える
- 辞退か再調整かを明確に伝える
ここからは、よくある理由ごとの伝え方の例文を紹介します。
体調不良
体調不良の場合は、簡潔に体調不良であることを伝え、面接に伺えないことを謝罪します。体調不良の詳細まで伝える必要はありません。
例文
お世話になっております。本日〇時より面接のお約束をいただいております、〇〇大学の〇〇と申します。
今朝から体調が優れず、本日の面接に伺うことが難しい状況です。大変恐縮ではございますが、本日の面接を欠席させていただきたく存じます。直前のご連絡となり申し訳ございません。
もし可能であれば、後日改めて面接の機会をいただきたく存じます。
家庭の事情や急用の場合
急な用事や家庭の事情の場合も「家庭の事情」「急用」と簡潔に伝えましょう。
例文
お世話になっております。本日〇時より面接のお時間をいただいております、〇〇大学の〇〇と申します。
直前のご連絡となり恐縮ですが、急な家庭の事情により本日の面接に伺うことが難しい状況となりました。そのため、本日の面接を欠席させていただきたく存じます。
もし可能でしたら、後日改めて面接の機会をいただきたく存じます。
交通トラブルの場合
電車の遅延や事故などで面接の時間までに到着できない場合は、その旨を電話で伝えます。到着の見込みが立たない場合、キャンセルするか、日程の再調整を相談することになるでしょう。
例文
お世話になっております。本日〇時より面接のお約束をいただいております、〇〇大学の〇〇と申します。
現在、利用している電車が人身事故により大幅に遅延しており、面接の時間までに到着することが難しい状況です。大変恐縮ですが、本日の面接を欠席させていただきたく存じます。
もし可能でしたら、後日改めて面接の機会をいただきたく存じます。
到着の見込みが立っている場合は「◯分程度遅れる見込みですが、このまま伺ってもよろしいでしょうか」などと伝え、面接が可能かどうかを確認してみましょう。
他社で内定が出た場合
ほかの企業で内定が決まり、選考を辞退する場合は、正直に伝えて問題ありません。内定先の企業名や理由などの詳細は不要ですが、内定が出たことを簡潔に伝えましょう。
例文
お世話になっております。本日〇時より面接のお時間をいただいております、〇〇大学の〇〇と申します。
大変恐縮ですが、先ほどほかの企業で内定をいただき進路を決めたため、本日の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。直前のご連絡となり申し訳ございません。
他社の選考を優先したい場合
他社の選考を優先するために面接をキャンセルすること自体は問題ありません。ただし、他社の選考を優先することや志望度の低下による辞退は、本来では前日までに連絡するのがビジネスマナーです。体調不良などに理由に比べて、事前に把握できる可能性が高く、スケジュール管理不足などを疑われる行為にあたるため、できる限り早めの連絡を心がけましょう。
やむを得ず当日の連絡になってしまった場合は、本来の理由をそのまま伝えるのではなく、「一身上の都合」「諸般の事情」といった表現でまとめるのがビジネス上のマナーです。また、直前のキャンセルになってしまったことへの謝罪を、より丁寧な言葉で添えるようにしましょう。
例文
お世話になっております。本日〇時より面接のお時間をいただいております、〇〇大学の〇〇と申します。
誠に恐れ入りますが、一身上の都合により、本日の面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。直前のご連絡となり、多大なるご迷惑をおかけしますこと、深くお詫び申し上げます。
担当者が電話に出ない場合の取り次ぎ方法
面接を当日キャンセルするために電話をかけても、必ずしも担当者本人が電話に出るとは限りません。
受付や別の社員が電話に出ることもあります。その場合は、面接の予定があることと、当日欠席する旨を担当者へ伝えてほしいことを伝えましょう。
企業側では、受付や電話を受けた担当者から面接担当者へ内容が共有されることが一般的です。
取り次ぎ方法
お世話になっております。本日〇時より面接のお約束をいただいております、〇〇大学の〇〇と申します。採用ご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。
今、席を外しております。
承知しました。恐れ入りますが、本日面接予定の〇〇大学の〇〇から電話があったことと、体調不良のため本日の面接を欠席させていただきたい旨をお伝えいただけますでしょうか。
念のためメールでも連絡を入れておくと、担当者が状況を把握しやすくなります。日程の再調整を希望する場合は、その旨もあわせてメールで伝えておくと安心です。
面接を当日キャンセルするときのメール例文
面接を当日キャンセルする場合は、緊急性の高さを踏まえると、電話で連絡するのが望ましいです。
ただし、企業の就業時間外で電話がつながらない場合や、何度か電話しても担当者に連絡が取れない場合は、メールで連絡する方法もあります。
メールでは、面接の予定があったこと、当日キャンセルとなることへの謝罪、理由を簡潔に伝えることがポイントです。件名を見ただけで用件が伝わるようにしておくと、担当者が状況を把握しやすくなるでしょう。
メール例文
【件名】面接キャンセルのお詫びと再調整のお願い（◯◯大学 青山 葵）
◯◯株式会社 人事部 ◯◯▢▢様
いつもお世話になっております。
◯◯大学 ✕✕学部 △△学科の青山です。
本日◯時より面接のお時間をいただいておりましたが、体調不良のため本日の面接に伺うことが難しい状況となりました。
直前の勝手なご連絡となり、ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。
誠に恐縮ではありますが、後日に改めて面接の機会をいただくことは可能でしょうか。
こちらの都合でお手数をおかけし、大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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青山 葵（あおやま あおい）
◯◯大学 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_aoi@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
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当日キャンセルをするときの注意点
面接を当日キャンセルするときは、次の3つの点に注意しましょう。
できるだけ早く連絡する
面接をキャンセルすることがわかったら、できるだけ早く企業へ連絡することが大切です。
面接当日は、企業側が面接官の予定を確保したり、会場の準備をしたりしています。早めに連絡を入れることで、企業側も予定を調整しやすくなります。
例えば、朝起きた時点で体調が優れない場合や、急用で面接に行けないとわかった場合は、そのタイミングで連絡を入れましょう。面接時間の直前よりも、早い段階で連絡するほうが企業側への配慮を示せます。
理由を簡潔に伝える
面接を当日キャンセルする際は、理由を簡潔に伝えることがポイントです。長く詳細な事情を話す必要はなく「体調不良」「家庭の事情」「急用」など、簡潔に伝えれば問題ありません。
必要以上に詳しく説明しようとすると話が長くなり、相手に伝わりにくくなることがあります。謝罪の気持ちを伝えたうえで、理由を簡潔に説明しましょう。
無断キャンセルはしない
面接を受けられなくなった場合でも、無断キャンセルは避けるべきです。連絡がないと企業側は状況を把握できないため、面接の準備をしたまま待つことになります。
また、無断キャンセルは社会人としてのマナーの面でも望ましい行動とはいえません。事情があって面接に行けない場合は、電話やメールで必ず連絡を入れましょう。
よくある質問
面接を当日キャンセルするときの電話での伝え方は？
まず「本日〇時から面接のお約束をいただいている〇〇です」と名乗り、面接予定の学生であることを伝えます。そのうえで「大変申し訳ございませんが、本日の面接に伺うことが難しくなりました」と謝罪し、体調不良や急用など理由を簡潔に説明しましょう。
伝え方の例文は「電話で面接を当日キャンセルするときの例文【理由別】」で紹介しています。
面接の当日キャンセルはメールだけでもいいですか？
面接を当日キャンセルする場合は、基本的には電話で連絡するのが望ましいとされています。電話であれば、リアルタイムで直接事情を伝えられるためです。
ただし、企業の就業時間外や担当者につながらない場合は、メールで連絡する方法もあります。メールを送ったあと、可能であれば改めて電話でも連絡すると丁寧でしょう。
面接を当日キャンセルする理由は正直に言うべきですか？
基本的には嘘をつかず、正直に伝えることが大切です。ただし、細かい事情まで詳しく説明する必要はありません。「体調不良」「家庭の事情」「一身上の都合により」など、簡潔に伝えれば問題ないでしょう。
体調不良で面接をキャンセルするときはどう伝えればいいですか？
体調不良の場合は「本日面接のお時間をいただいております〇〇です。大変申し訳ございませんが、体調不良のため本日の面接に伺うことが難しくなりました」といった形で伝えるのが一般的です。具体的な症状を詳しく説明する必要はありません。謝罪の言葉を添え、簡潔に事情を伝えましょう。